社内文書貸出管理 某製造業様

同社では、社内にある資料の整理とセキュリティの向上を目的として、資料管理室をあらたに設立することとなり、管理者の負担を減らしながら、重要書類の持ち出しを管理する手段を模索していらっしゃいました。紙ベースでの管理を止め、RFID を用いて効率的に管理を行ないたいとの要望があり、UHF タグの選定からハード提供、システム開発、設置調整対応までワンストップで提供できる当社に提案の機会をいただきました。

①手書きでの持ち出し管理は煩雑で精度が甘い

紙ベースで貸出/ 返却処理を行っているが、履歴記入の手間がかかる上に精度が甘く、必要な時にあるはずの資料が見つからなかったり、長く返却されず所在がわからない資料があるなどの問題が発生していた。

②棚卸の作業負担が大きい

半期に一度の割合で行われる資料の棚卸しは目視で行なっていたため人海戦術で作業に多くの時間をとられていた。また、データ上在庫となっているのに現物が確認できないなど、在庫情報の精度に問題があった。

③不正な持ち出しを防げない

従来の資料保管室では資料の持ち出しについて明確なセキュリティがなく、持ち出し履歴の記入をせずに持ち出されてそのまま資料の所在が不明のままとなるケースがあった。