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劇的効果!
『2次元コード対応イメージファイリングシステム』

Vol.60

前号では改善の手が届きにくい文書管理の現状となかなか普及しない電子ファイリングシステムの問題点について解説いたしました。 今号では電子ファイリングシステム導入に対して障壁となっていた問題点を“バーコード”と“電子ファイリング”を組み合わせる事で解決した『イメージファイリングシステム』を紹介します。

電子ファイリングシステムの2つの用途

まずは、前号のおさらいから簡単にいたしましょう。
電子ファイリングシステムは、大きく2つの用途に分けられます。
1つは、設計図面や仕様書など複数ページを一括りとして管理する「ドキュメント管理システム」です。

2つ目は、契約書や伝票、製造記録票など、単票で一枚一枚の個別管理を目的とした「伝票管理システム」です。
複数ページを一括りとして管理する「ドキュメント管理システム」は、パソコン上で書棚やキングファイルをビジュアルに表現して、慣れ親しんだ物理的な書庫の管理を忠実にバーチャル化することにより非常に使いやすいシステムとなっていますが、導入コストが少し高く、細かなルール設定がネックでした。
実際の現場では、単票の書類が多く使われ、これらの単票書類を的確に管理するだけでも一段と業務効率の改善ができます。この伝票の個別管理を目的として開発された「伝票管理システム」であれば、導入コストも低く手頃で、複雑なルールも設定も必要がないため、運用直後から目に見えるとおりの効率改善が可能となります。
当号ではローコストで効果てき面の単票管理をターゲットとした「電子ファイリングシステム」をご紹介します。

電子ファイリングシステムのキーポイント

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電子ファイリングシステム」を導入するにあたり、大きなキーポイントは、次の2つです。
① 書類の電子化作業(スキャニング)が簡単なこと
② 書類の検索が素早くできること
面倒な作業や複雑な手順を出来るだけ取り除くことで、完璧な書類管理が簡単で容易に実現することができます。この2つのキーポイントを持合わせているからこそ誰でも同じ作業結果を出すことができるのです。このキーポイントが納得できるならば、伝票・書類管理の改善が見えてきませんか?

2次元コード対応イメージファイリングシステム

何を始めるにしても、事前準備は、不可欠です。
「電子ファイリングシステム」がない場合の管理方法では、事前の準備として“処理日”、“書類の種類”、“書類の固有番号”などで仕分けします。それらを基準にキングファイルや書類箱に内容物を背表紙に記入して保管しないと書類の検索を容易にすることができません。さらに、書類がファイルで束ねられていなければ、必要となったときには目視作業で該当の書類箱を見つけ、箱の中から手作業で目的のものを探し出す人海戦術となります。
管理基準がなく作業者任せならば、作業者の性格で管理方法も変わり、一段と目的の書類を探し出すのが困難となります。最悪の場合は貴重な書類が2度と見つけられないケースも考えられます。例の密約文書でさえもみつからないのですから・・・
「電子ファイリングシステム」を活用する時でも簡単な事前の準備が必要です。それは、書類を探し出すときの手掛り(キーワード)を全て“QRコード”に入れておき、この“QRコード”を書類の余白に印刷しておきます。
キーワードには、“文書の固有番号”、“文書の種類”、“重要度”、“保管区分”など、探す時に必要な鍵になるものを入れておきます。
この書類を保管時に、シートリーダ(TSIR-1000N)にてQRコードと文書イメージを一括して取り込みます。 取り込まれた文書イメージとQRコードのデータは自動的に紐付けされ、 必要なときにはキーワードを指定するだけ瞬時に内容が表示でき印刷や電子Mailに添付して送信することができるのです。
もちろん、電子化後は、キーワード毎の仕分けも自動で並べ替えの管理も可能です。書類や伝票の原本保管が必要なければ、余分な保管スペースも要りません。面倒な保管作業はこれだけで無事終了です。
従来の手作業で紙の書類を探し出す手間と時間を比べると格段に効率化の結果が見えてきます。

シートリーダで高速スキャン

TSIR-1000Nの最大の特徴は、簡単操作です。電子化するのにフラットスキャナなどで書類を一枚一枚手でかざして文書のイメージ化をしていては、検索は楽になっても保管作業は一向に効率アップは望めません。

TSIR-1000Nのシートリーダは普通のコピー用紙ならば300枚を約5分で自動的に取り込むことができます。書類に印刷されたバーコード・2次元コードは最大4個まで同時取込が可能です。

作業中に読取エラーとなった書類は自動でNGホッパーに振り分けられ、全ての作業終了後にゆっくりとエラーの回復作業をおこなえます。

イメージファイリングシステムの導入効果

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保管場所のコストや書類管理に携わる人員の時間的ロスの無駄は、企業のフットワークを鈍らせます。

さらに、コンプライアンス意識の高まりから、企業のリスクマネジメントに対する情報の迅速化はますます要望が強まって行くでしょう。

単なる伝票一枚・書類一枚が大きな事故につながることも予測しておくべきです。小さな塵も積もり重なると後から大きな面倒・大きな費用となって跳ね返ってきます。

非生産的な業務だからこそIT化を積極的に進めて、効率化と生産性を高めて頂きたいと思います。

是非これを機に、イメージファイリングシステムと当社シートリーダTSIR-1000Nの導入をお勧めいたします。

技術情報誌 Flags(PDFデータ) icon_pdf_big.gif2010年4月号(1.33 MB)

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シートリーダー(TSIR-1000N)

TSIR-1000N/800は、氾濫する伝票や帳票を一括で電子ファイルとして保存します。画像と同時にバーコード・2次元シンボルの読み取りを行い、画像検索キーとして紐付けされ検索作業を容易にします。フィードの困難な裏カーボン伝票からA4帳票まで対応可能で、ノウハウにより2枚送り、紙詰まりを極限まで押さえています。

※「TSIR-1000N」につきましては、製造を終了することになりました。
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