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『劇的!文書管理の効率化 イメージファイリングシステム』

Vol.59

現代のオフィスや工場では、めざましい速度でIT化が進んでおり、エコの追い風も受けて“ペーパーレス”を目指した電子化が益々注目をあびています。 しかし、いくらIT化が進んでも“紙”の運用に頼る業務を全て無くす事は今のところ不可能です。 今号は、IT化から漏れた“紙”の運用をローコストで簡単に導入できるイメージファイリングシステムをご紹介します。

無くならない「紙」の運用

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IT化が進む現在でも周りを見渡すと“紙”による運用はまだまだ必要不可欠です。 SF物語の様に、人類がテレパシーでコミュニケーションする遠い未来の時代は別として、当面は、“紙”による運用は多少の淘汰は見られても、 全く無くなってしまうことは想像できません。

むしろ近年では“ペーパーレス”と逆行して、安心・安全の“トレーサビリティ”や“個人情報保護法” など製造記録や品質検査記録の保持、さらに会社の適正運営の証拠になり得る内部統制上の請求書、領収書、申込書や契約書など様々の“紙”による現物保管が 必然とされる業務が増加してきています。

ネットワークでのIT化においても企業間取引やネットショッピングの電子商店街など盛んにペーパーレス化が進んでいますが、全てがシームレスにシステムや インフラが共通化されているわけではありません。 必然的にBtoB、BtoCを柔軟に結びつける情報媒体として“紙”による運用を回避することはできないのです。

取引上の意思確認の証として個人や企業の捺印や直筆サインは世界的規模の共通ルールとして定着し、古来からの文化としてその意味は単にデモンストレーションに 形を変えることがあったとしても、“紙”は必要不可欠な人類の情報媒体として残されていきます。

紙のデメリット

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さて、日常の業務では、「5S」の精神で整理整頓はあたりまえと言われています。年々デスクの上に積み上げられた天井に届く山のような書類の中から 必要なものを探し当てるのに、一苦労も二苦労もし、貴重な時間を掛けてやっと探し当てたときには、別の書類の山が崩壊したりして、あちこちに散らばった書類を元に戻すのに また別の苦労をするという、なんとも非効率な仕事をされている方は、コメディーの話の中だけでしょうか。

”紙”で保管する場合は、管理スペースが付き物です。前述のように、デスクの殆どが紙でスペースを占領され窮屈な思いをさせられてしまいます。

情報管理が全て電子媒体(HDD、CD-ROM、DVDなど)で保管されるのであれば、データーベースの活用で必要な時に必要な情報を探し出し、 スピーディで簡単でさらに省スペースで済みます。

反対に業務上保管される紙媒体の情報は、物理的に束ねた書類を保管する為の大きな書庫スペースを用意して、さらに書類管理に何の策も講じなければ、 いざ必要書類を検索しなければならない時には、書庫スペースに積み上げられた書類の束に潜り込んで手作業で見つけ出さなければなりません。

他の仕事がIT化され従来よりも効率がアップしたとしても、書庫整理まで行き届かないことでは、業務全体の効率化へのボトルネックとなります。非常に手間と時間が掛かかる作業を要求され、かえって余剰人員などの経費が掛かってきます。  こうした書庫管理の問題を解決するために開発されたのが「電子ファイリングシステム」です。

電子ファイリングシステム2つの用途

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電子ファイリングシステムは大きく2つの用途に分けられます。

1つは、設計図面や仕様書など複数ページを一括りとして管理する「ドキュメント管理」システムです。

2つ目は、契約書や伝票、製造記録票など、単票で一枚一枚の個別管理を目的とした「伝票管理」システムです。

電子ファイリングシステム導入が敬遠された過去の理由は、1.運用ルールの確立や準備が大変、2.導入費用が高価、3.機能が複雑、4.費用対効果が見えないなどがあげられます。皆様の中にも社内にITを導入し始めた時と同じ様に、初期準備が煩雑で面倒と思われる方もおられるかもしれません。加えて高い費用を掛けた運用効果が心配だと感じられるかもしれません。

確かに、複数ページを一括りとして管理する「ドキュメント管理システム」は、パソコン上で書棚やキングファイルをビジュアルに表現して、 慣れ親しんだ物理的な書庫の管理のイメージを忠実にバーチャル化することにより非常に使いやすいシステムとなっている反面、高価で細かな初期設定など導入までの 敷居が少しだけ高いことは事実です。

しかし、単票を個別管理するための「伝票管理システム」であれば、先ず安価で、導入後すぐに運用が可能で、しかも操作に親しみ易く、 運用直後から業務効率の改善が目に見えてきます。

電子ファイリングシステムのキーポイント

電子ファイリングシステムの導入にあたって最初のキーポイントは、電子化するためのスキャンニング作業が容易でなければなりません。日々の業務でスキャンニング作業に手間が掛かってしまっては電子化作業が後回しとなり、どんどん伝票や帳票が山と積まれてしまい、元の“紙の束”の管理に戻ってしまいます。

次は、なんと言っても“必要な書類が検索しやすい!”が大きなポイントです。また、システムを運用するために分厚いマニュアルを見ながら複雑かつ細かなルール設定の作業も取り除かれなければなりません。

劇的効果!2次元コード対応イメージファイリングシステム

弊社では電子ファイリングシステム導入に対して障壁となっていた前述の問題を“バーコード”と“電子ファイリング”を組み合わせた 『イメージファイリングシステム』で解決することを可能にしました。



既に伝票管理を必要とする業務で多くのお客様に採用を頂いております。 日々膨大な伝票を処理する運輸業界や工場の入荷伝票、作業指示書、更には配送センターの発送伝票の管理などの場面で、大幅な作業工数や余剰人員の削減、 迅速な問合せへの対応によるサービス向上など、その導入効果を実現しております。    (次号へ続く)

技術情報誌 Flags(PDFデータ) icon_pdf_big.gif2010年3月号(1.11 MB)

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TSIR-1000N/800は、氾濫する伝票や帳票を一括で電子ファイルとして保存します。画像と同時にバーコード・2次元シンボルの読み取りを行い、画像検索キーとして紐付けされ検索作業を容易にします。フィードの困難な裏カーボン伝票からA4帳票まで対応可能で、ノウハウにより2枚送り、紙詰まりを極限まで押さえています。

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